Handbok för managementkonsulter

Natten till den 21 september 2021 försvann i ett slag 2000 publikationer från Naturvårdsverkets webbplats – hemsidan hade uppdaterats och innehållet rensats bort. Även om åtgärden förmodligen inte var direkt olaglig så stred den mot Riksarkivets instruktioner. Enligt dessa ska myndigheters webbplatser betraktas som allmänna handlingar. När en webbsida byggs om ska medborgarna därför ha fortsatt tillgång till samma information som tidigare, med ett fåtal undantag.

Händelsen uppmärksammades av en upprörd journalist i tidningen Journalisten (13/10 2021), själv fick jag kännedom om den när jag började på Naturvårdsverket för en tid sedan. Det visar sig ha pågått en lågintensiv kamp bakom kulisserna i två år för att återpublicera innehåll som forskningsresultat, föreskrifter och årsredovisningar på webbplatsen. Man skulle kunna tänka sig att detta skulle vara ett av de enklare uppdragen för en webbenhet, särskilt som andra myndigheter lyckats lösa liknande uppgifter. Men icke.

Problemet illustrerar vad professorn i organisationsteori, Mats Alvesson, kallar funktionell dumhet – när medarbetare följer regler och instruktioner utan att reflektera över varför, och mest fokuserar på de tekniska aspekterna av sitt jobb. I fallet med Naturvårdsverkets webbplats handlar det om vad Alvesson beskriver som box- och silotänkande – när man utför sitt arbete utan tanke på konsekvenserna för andra. Funktionell dumhet, menar Alvesson, är slöseri med både tid och pengar.

Problemet illustrerar vad professorn i organisationsteori, Mats Alvesson, kallar funktionell dumhet – när medarbetare följer regler och instruktioner utan att reflektera över varför, och mest fokuserar på de tekniska aspekterna av sitt jobb.

Det finns många former av funktionell dumhet. Alvesson beskriver dem i sin nya bok Dumhetsbekämpning − Bättre organisationer och mer mening i arbetet, skriven tillsammans med överläkaren i kardiologi Stella Cizinsky. Boken är en uppföljare till föregångarna Dumhetsparadoxen (2019) och Extra allt (2019) Att läsa beskrivningar av andras problem och känna igen sina egna gör tidvis boken till ren lustläsning, om än en upprörande sådan.

Vissa problem är så allvarliga att de gett upphov till helt egna böcker. Efter att ha triggats av personliga erfarenheter gjorde till exempel Roland Paulsen en sociologisk studie på Arbetsförmedlingen. Det resulterade i boken med den träffande titeln Vi bara lyder (2015), som är storartad tragikomisk läsning om tjänstemän som tvingas följa absurda regelverk de själva inte tror på. Och informationsarkitekten Jonas Söderström har målande beskrivit den frustration som uppstår när man tvingas interagera med dysfunktionella datasystem i boken Jävla skitsystem! (2022).

Alvesson och Cizinsky kategoriserar den funktionella dumheten i elva olika åkommor. Dessa spänner från likformighet och rädsla för att göra fel, till ansvarslöshet, konflikträdsla, planfetischism och användning av floskler, med mera. Särskilt avsnittet om användningen av floskler är upplysande för den som kanske tror att det bara är offentlig sektor som lider av åkomman.

Alvesson och Cizinsky menar att det finns botemedel och föreslår specifika lösningar för varje problem. För att motverka box- och silotänkande kan man exempelvis låta personalen tjänstgöra på olika avdelningar under en tid, för det är lättare att förstå problem man själv drabbats av. För att hantera konflikträdsla kan man införa en roll som »djävulens advokat« – någon vars uppgift det är att ställa besvärliga frågor. För att motverka floskelanvändning kan man be om mer specifika formuleringar och alternativa sätt att uttrycka sig. Och dölj gärna din eventuella skepsis bakom en nyfiken attityd för att inte hamna i konflikt. Det finns många bra råd för att hantera dumhet av det funktionella slaget.

På en myndighet ska man utföra sitt ålagda uppdrag utan att låta det påverkas av personliga uppfattningar.

Som ny i statstjänstemannarollen kan jag dock inte fullt ut hörsamma bokens budskap. Visst, det vore trevligt att inte bli motarbetad av krångliga datasystem när man ska lösa sina arbetsuppgifter, men de strama tyglarna och de strikta regelverken fyller faktiskt en funktion. När jag började på Naturvårdsverket kom jag inte som ett oskrivet blad, utan som vuxen individ med starka åsikter. Sådana livserfarenheter förväntas en statstjänsteman lämna vid dörren.

På en myndighet ska man utföra sitt ålagda uppdrag utan att låta det påverkas av personliga uppfattningar. Det är som att cykla med stödhjul i en trång korridor. Man kan inte agera utanför de givna ramarna, och regelverket är utformat så att det ska vara mycket svårt att göra fel, även om man är inkompetent, okunnig eller till och med har illvilliga avsikter. Naturvårdsverket är en väl fungerande myndighet just för att medarbetarna följer sina instruktioner och utför det arbete de blivit ålagda. Vill man inte utföra sina arbetsuppgifter bör man sluta (alternativt slå larm om det skulle handla om något moraliskt förkastligt).

Det är i organisationsbyråkrati som det funktionella i den funktionella dumheten framträder tydligast. Regelstyrningen har en viktig funktion: att styra arbetstagare att utföra sina ålagda uppdrag. Det spelar ingen roll att vi gärna vill betrakta oss själva som fritt tänkande individer.

Men Alvesson och Cizinsky är inte ute efter att avdemokratisera byråkratin till förmån för individuella vildhjärnor som utför uppdrag baserat på personliga åsikter. Detta skulle med deras terminologi vara exempel på icke-funktionell dumhet. I stället menar författarna att dumhetsbekämpningens fokus bör ligga på att motverka tidskrävande rutiner som hindrar uppdragens utförande, och bekämpa dysfunktionella system som mer fungerar som hinder än hjälp. Även regelföljare måste kunna tänka själva.

Ett problem med att bekämpa funktionell dumhet som Alvesson och Cizinsky tar upp till diskussion är att begreppet även fungerar som förolämpning. När något oönskat inträffar på arbetsplatsen kan det vara frestande att snabbt kalla det för funktionellt dumt. Begreppet kan också användas för att trakassera andra. Funktionell dumhet är därför ett begrepp som bör användas med omsorg och precision. Vad är det exakt som är dumt? På vilket sätt är det specifikt funktionellt dumt och inte bara generellt dumt? Är du säker på att din lösning faktiskt skulle leda till en förbättring?

Trots dessa förbehåll innehåller boken många användbara råd (managementkonsulter – se hit!). Den nya boken har avsnitt om vad man kan göra som individ, som organisation och vilka fällor som finns utlagda i alla organisationer. Vi kan alla dra vårt strå till stacken – tänk till!

I sista delen av boken finns exempel att öva på när man ställs inför välmenade bidrag till luftverksamheter, floskulöst formulerade jobbannonser och urspårat värdegrundsarbete. Det sistnämnda illustrerar tydligt problemet med funktionell dumhet. Ingen är väl emot en sund värdegrund, men för att värdegrundsarbete inte bara ska resultera i dokument som sedan göms undan, eller leda till åtgärder som hindrar arbetets huvudsyfte, så krävs faktiskt ett mått av reflexion.

Däri ligger lockelsen med funktionell dumhet. Det är så enkelt att fortsätta som vanligt, följa instruktionerna och bara utföra sina arbetsuppgifter. Om man har uppdraget att främja en god värdegrund kan det vara enklare att bara köra på än att stanna upp och reflektera över om man kanske gör mer skada än nytta. Att tänka efter kräver dock både tid och energi.

På min nya arbetsplats upplever jag de ständiga mötena som ett av de största problemen. Och datasystemen ska vi inte tala om – utan den kompetenta IT-supporten hade den dagliga samvaron med systemen varit outhärdlig. Det finns definitivt utrymme för förbättring. Men bra arbetskamrater och kompetent ledning kompenserar för detta.

Och det fungerar. Trots att processen ibland är onödigt ineffektiv, så fungerar det ändå. (Förutom det där med webbplatsen.)